هل فقدت مستندًا مهمًا من قبل عن طريق الكتابة فوقه عن طريق الخطأ؟أم لأن أحد أعضاء الفريق حذف فقرات رئيسية؟ إذا كنت تعمل على مستندات جوجل وجوجل درايف يوميًا، فإن التحكم في الإصدارات وسجل النشاط قد يُحدثان فرقًا بين الفوضى العارمة والسيطرة على كل شيء في ثوانٍ.
في Google Workspace، يمكن تسجيل كل تغيير تقوم به على مستنداتك وجداول البيانات والعروض التقديمية.تمامًا مثل إصدارات الملفات التي تُحمّلها إلى درايف (ملفات PDF، مستندات Word، صور، إلخ). إن الفهم الجيد لكيفية عمل النشاط، وسجل الإصدارات، وإدارة الإصدارات في درايف يُمكّنك من التعاون بشكل أفضل، واستعادة المعلومات القديمة، والحفاظ على مجلداتك نظيفة، دون الحاجة إلى آلاف الملفات التي تُسمى "مسودة نهائية".
عندما نتحدث عن جوجل، نحن بحاجة إلى التمييز بين شيئين يبدوان متشابهين ولكنهما ليسا نفس الشيء.: من ناحية ، فإن تاريخ النسخة من مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية، ومن ناحية أخرى، ملفات الإصدارات في Google Drive (PDF، Word، الصور وغيرها من التنسيقات المرفوعة).
ما هو التحكم في الإصدارات في Google Docs وGoogle Drive؟
عندما نتحدث عن جوجل، نحن بحاجة إلى التمييز بين شيئين يبدوان متشابهين ولكنهما ليسا نفس الشيء.: من ناحية ، فإن تاريخ النسخة من مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية، ومن ناحية أخرى، ملفات الإصدارات في Google Drive (PDF، Word، الصور وغيرها من التنسيقات المرفوعة).
في مستندات Google الأصلية (المستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية)، يحفظ سجل الإصدار كل مرحلة من مراحل المستند تلقائيًامن حرّر ماذا، ومتى، وبأي محتوى بالضبط؟ يمكنك تصفح جميع هذه الإصدارات ومقارنتها، بل وحتى استعادة نسخة كاملة.
ومع ذلك، بالنسبة للملفات التي ليست من Google، يقدم Drive ميزة تسمى "إدارة الإصدارات"لا تعرض هذه الميزة التغييرات سطرًا بسطر، بل تعرض النسخ الكاملة المختلفة التي رفعتها من الملف نفسه. يتيح لك هذا استبدال مستند PDF أو Word دون حذف الأصل، مع الحفاظ على سجل منظم.
وبالإضافة إلى ذلك، يحتوي Google Drive على عرض "النشاط" الذي يسجل الإجراءات على الملفات والمجلدات.التعديلات، التعليقات، إعادة التسمية، نقل المجلدات، التحميلات الجديدة، ومشاركة التغييرات. إنها أسرع طريقة لمعرفة من فعل ماذا داخل محرك الأقراص الخاص بك.
عرض الأنشطة والتغييرات الأخيرة في Google Drive
قسم نشاط Google Drive هو "سجل لما يحدث" مع مستنداتك ومجلداتك، وهو أمر مفيد بشكل خاص عند العمل في فريق أو مشاركة الموارد مع عدة أشخاص.
من المتصفح ، يمكنك مراجعة أحدث الحركات والتعديلات لوحدتك بأكملها. أو التركيز على ملف أو مجلد محدد. يشمل ذلك إجراءات مثل تحرير مستند أو التعليق عليه، وإعادة تسمية الملفات والمجلدات أو نقلها أو حذفها، وتحميل عناصر جديدة، ومشاركة المحتوى أو إيقاف مشاركته.
لعرض نشاط Drive الإجمالي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، انتقل إلى drive.google.com وقم بالوصول إلى "My Drive"في الزاوية العلوية اليمنى، سترى أيقونة المعلومات. بالنقر عليها، تفتح لوحة جانبية بها علامتا تبويب. إذا حددت علامة التبويب لـ نشاطستشاهد قائمة مرتبة زمنيًا للتغييرات، تشير إلى المستخدم الذي قام بكل إجراء ومتى قام بذلك.
إذا كان ما تريده هو عرض نشاط ملف أو مجلد محدد فقطما عليك سوى النقر فوق هذا العنصر في "محركاتي" وإلقاء نظرة على لوحة المعلومات مرة أخرى: سيتم تحديث علامة التبويب "النشاط"، مع عرض التغييرات المرتبطة بهذا العنصر المحدد فقط.
هذه الميزة ذات قيمة خاصة لـ تنسيق العمل التعاونيتتيح لك هذه الميزة مراجعة ما تم تعديله دون الحاجة إلى فتح كل مستند على حدة، كما تساعدك على تذكر "وقت القيام بشيء ما" سابقًا. يتوفر عرض "النشاط" في كلٍّ من إصدار الويب وتطبيقات الجوال لأجهزة Android وiPhone وiPad.
سجل الإصدارات في المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية
في ملفات Google الأصلية، لا تحتاج إلى الاستمرار في إنشاء ملفات بأسماء مثل draft1، draft2، revision، finalيتم حفظ كل هذه الحالات الوسيطة تلقائيًا داخل مستند واحد بفضل سجل الإصدارات.
هذا التاريخ يسمح لك شاهد كيف تطور المستند منذ إنشائه إلى الإصدار الحالييُظهر من شارك في كل تغيير، ويستعيد النسخة السابقة بالكامل عند الحاجة. إنها الأداة المثالية لمراجعة مراحل النص، أو مراقبة المراجعات القانونية للعقود، أو متابعة مشروع طويل الأجل.
للوصول إلى سجل الإصدارات في المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية، افتح الملف من Google Drive وانتقل إلى قائمة الملف > سجل الإصدارات > عرض سجل الإصداراتعلى الجانب الأيمن، سيتم فتح لوحة تحتوي على قائمة من الطوابع الزمنية المجمعة حسب التاريخ.
من خلال النقر على كل طابع زمني، سوف ترى الوثيقة كما كانت بالضبط في ذلك الوقتتظهر أسفل التاريخ أسماء الأشخاص الذين حرّروا تلك النسخة، كلٌّ منهم مرتبط بلون. داخل المستند، تُميّز تغييرات كل مستخدم بهذا اللون، مما يُسهّل تحديد من عدّل ماذا.
إذا كنت مقتنعًا بإصدار سابق، يمكنك استعادته باستخدام زر "استعادة هذا الإصدار".تصبح هذه النسخة هي النسخة الحالية، ولكن الإصدارات الأخرى لا تضيع: فهي تظل في التاريخ في حالة رغبتك في العودة إليها.
وظيفة أخرى مثيرة للاهتمام هي تسمية الإصداراتمن لوحة السجل، أو من قائمة "ملف > سجل الإصدارات"، يمكنك وضع علامة وصفية على إصدار معين، على سبيل المثال: "مُرسل إلى العميل"، أو "موافق عليه من الإدارة"، أو "إصدار التصميم النهائي". يُسهّل هذا تحديد المعالم المهمة ضمن سجل طويل.
لاحظ أن، للتمكن من الوصول إلى سجل الإصدارات، يجب أن تكون مالكًا للملف أو أن يكون لديك أذونات التحرير.إذا كان لديك حق الوصول للقراءة أو التعليق فقط، فلن يكون السجل متاحًا.
شاهد من قام بتعديل منطقة معينة في جداول البيانات
في جداول بيانات Google، بالإضافة إلى سجل الإصدار العام، يمكنك عرض سجل التغييرات لخلية معينة.يعد هذا مفيدًا للغاية عندما تريد معرفة من قام بلمس رقم لم يعد يضيف أو متى تم تعديل صيغة مهمة.
لاستخدام هذا الخيار، افتح جدول البيانات على sheets.google.com من جهاز كمبيوترانقر بزر الماوس الأيمن على الخلية التي تهمك، ثم اختر "إظهار سجل التغييرات". ستظهر لك لوحة صغيرة تعرض التعديلات المرتبطة بتلك الخلية، بما في ذلك إصدارات مختلفة من المحتوى والمستخدمين الذين أجروها.
نعم، لا تظهر جميع التغييرات في تاريخ هذه الخليةعلى سبيل المثال، لا يعكس هذا الجدول الصفوف أو الأعمدة المضافة أو المحذوفة، أو تغييرات التنسيق (الغامق، الألوان، الحدود، إلخ)، أو التعديلات التي تُفعّل تلقائيًا بواسطة الصيغ. للحصول على هذا المستوى من التفصيل، ستحتاج إلى دمج هذه الوظيفة مع سجل الإصدارات العام للمستند.
التحكم في الإصدارات للملفات غير التابعة لـ Google (PDF، Word، الصور، وما إلى ذلك)
عند العمل مع مستندات خارجية في Drive، كان الشيء المعتاد الذي يجب فعله في السابق هو حذف الملف القديم وتحميل الملف الجديد. في كل مرة كان لديك نسخة منقحة من ملف PDF أو مستند Word أو عرض تقديمي في PowerPoint، تكمن المشكلة في أن هذا يخلق ارتباكًا في المجلدات المشتركة: لا يزال بعض المستخدمين يرون الإصدارات الأقدم، وتضيع المراجع، ويتم إهدار المساحة بسبب النسخ المكررة.
يحل Google Drive هذه المشكلة من خلال خيار إدارة إصدارات الملفات التي لا يتوافق تنسيقها مع تنسيق Googleبهذه الطريقة، يمكنك الاحتفاظ بملف واحد فقط في المجلد، ولكن يوجد أسفله سجل الإصدارات الذي يمكنك عرضه أو تنزيله أو حذفه وقتما تشاء.
لتحميل إصدار جديد من ملف غير تابع لـ Google من الويب، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف داخل Drive وحدد "إدارة الإصدارات"ستُفتح نافذة تحتوي على قائمة بالإصدارات الحالية. انقر على "تحميل إصدار جديد" وحدد الملف الجديد من جهاز الكمبيوتر. بعد اكتمال التحميل، أغلق النافذة، وبذلك تكون قد انتهيت: سيظهر الملف الحالي فقط في المجلد، ولكن ستظل الإصدارات السابقة محفوظة.
بدلا من ذلك العمل من جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع Drive لأجهزة الكمبيوتر. قم بتثبيت تطبيق Drive، وحدد موقع الملف على جهاز الكمبيوتر لديك، ثم انقله أو انسخه إلى مجلد Drive المتزامن.إذا قمت باستبدال ملف موجود بآخر يحمل نفس الاسم في هذا المجلد، فسوف يعامله Drive كإصدار جديد من نفس الملف في السحابة، مع الاحتفاظ بالإصدار القديم كجزء من السجل.
عندما تريد استرداد أو تنزيل إصدار سابق، انقر فوق الملف في Drive، ثم انقر فوق المزيد > إدارة الإصدارات بجوار الإصدار الذي ترغب به، انقر على "تنزيل" لحفظه على جهاز الكمبيوتر. إذا كنت ترغب في إعادة استخدام إصدار سبق تنزيله، يمكنك استخدام "تحميل إصدار جديد" مرة أخرى في نفس النافذة واختيار الملف الذي ترغب في استعادته كإصدارك الحالي.
ضع في اعتبارك تفصيلًا مهمًا: إذا قمت بتحميل إصدار جديد من ملف مملوك لشخص آخر، فلن تتغير الملكية.يظل المالك الأصلي هو المالك، حتى لو ساهمت بالإصدار الأحدث.
حفظ الإصدارات إلى الأبد وإدارة المساحة
يدير Google Drive الإصدارات تلقائيًا تجنب استهلاك التخزين غير المنضبطفي كثير من الحالات، يتم الاحتفاظ بالإصدارات الأقدم من الملف لفترة محدودة فقط أو يتم دمجها لتوفير المساحة.
في مستندات Google الأصلية، يحتفظ Drive بسجل كامل لمدة 30 يومًا على الأقل وهو قادر على الحفاظ على عدد كبير جدًا من الإصدارات. مع مرور الوقت، قد يتم تجميع بعض المراجعات معًا، خاصةً في الملفات التي تشهد تغييرات متكررة، لذا لن ترى كل تعديل صغير، ولكنك سترى أهم الحالات التمثيلية.
في الملفات غير الأصلية، يتم حفظ الإصدارات الأحدث فقط ما لم تُحدد خلاف ذلك. ضمن نافذة "إدارة الإصدارات"، يمكنك تحديد إصدارات معينة بـ"الاحتفاظ بها للأبد" (قد يظهر هذا الخيار أو الملاحظة، حسب إعدادات الواجهة أو اللغة)، مما يمنع Drive من حذفها تلقائيًا عند تنظيف الإصدارات القديمة.
إذا كنت قلقًا بشأن التخزين، من المستحسن مراجعة الإصدارات القديمة من الملفات الكبيرة بشكل دوري.مثل مقاطع الفيديو أو العروض التقديمية الكبيرة، واحذف ما لم تعد بحاجة إليه. في نافذة "إدارة الإصدارات"، بجوار كل إصدار، عادةً ما توجد قائمة "خيارات إضافية"، حيث يمكنك اختيار "حذف" لإزالة هذا الإصدار فقط وتوفير مساحة.
ومع ذلك، فمن الممكن في بعض الحالات قد لا تتمكن من رؤية الإصدارات القديمة جدًا لأن Drive قام بدمجها أو مسحها. لتحسين المساحة. هذا أمر طبيعي وجزء من سياسات التخزين الداخلية للخدمة.
معرفة متى تمت إضافة ملف إلى Google Drive
بعيدًا عن الإصدارات، في بعض الأحيان تريد فقط لمعرفة تاريخ تحميل الملف إلى Driveسواء لتبرير متى قمت بمشاركتها مع شخص ما أو للتحقق من عمر وثائق معينة.
لعرض هذه المعلومات، افتح drive.google.com على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وانقر بزر الماوس الأيمن على الملف المطلوب.في قائمة السياق، اختر "معلومات الملف" أو "التفاصيل" (حسب الإصدار أو اللغة). ستُفتح اللوحة اليمنى التي تعرض معلومات الملف.
في تلك اللوحة، ضمن علامة التبويب "التفاصيل"، ستشاهد تاريخ إنشاء الملف في Drive، بالإضافة إلى البيانات الوصفية الأخرى ذات الصلة. مثل المالك، ونوع الملف، وحجمه، وما إذا كان مشتركًا أم لا. بالتمرير للأسفل في نفس اللوحة، يمكنك رؤية المزيد من المعلومات المرتبطة.
من قام مؤخرًا بتعديل مستند أو مقطع فيديو
عندما تعمل في فريق، من الشائع أن ترغب انظر في لمحة من كان آخر شخص لمس الملفدون الحاجة إلى فتح سجل الإصدار بالكامل.
في المستندات أو جداول البيانات أو العروض التقديمية أو مقاطع الفيديو المستضافة على Drive، إذا فتحت الملف من المتصفح، فسترى في الأعلى مؤشرًا مثل "آخر تعديل"عند تحريك الماوس فوقه، تظهر نافذة منبثقة صغيرة تُظهر من أجرى التغيير الأخير ومتى.
إذا رأيت ملف نقطة زرقاء على أيقونة "التغيير الأخير"هذا يعني أن شخصًا ما قد عدّل الملف منذ آخر مرة فتحته فيها. إنها طريقة سريعة جدًا لاكتشاف الأنشطة الأخيرة دون الحاجة إلى الاطلاع على السجل الكامل.
الإصدارات والنشاط: كيفية دمجهما في سير عملك
إن مفتاح الحصول على أقصى استفادة من نظام Google البيئي هو إنه يجمع بشكل فعال بين عرض النشاط وسجل الإصدارات وإدارة إصدارات الملفات الخارجية.كل واحد منهم يغطي جزءًا مختلفًا من مشكلة التحكم في التغيير.
يتيح لك عرض النشاط لمحة سريعة عن كل ما يحدث في وحدتكالملفات الجديدة، وتغييرات الأسماء، ومن يشارك ماذا، وما إلى ذلك. وهو مثالي لمراجعة العمل اليومي للفريق، أو اكتشاف الأنشطة المشبوهة، أو ببساطة فهم سير العمل في مشروع مشترك.
يعد سجل إصدار المستند الأصلي مثاليًا عندما يجب عليك تحليل كيفية تغير المحتوى بشكل شامل.:عرض الفقرات المضافة أو المحذوفة، ومقارنة الصياغة، واستعادة الحالات السابقة للمستند بالتفصيل الكامل.
من جانبها، تعد إدارة الإصدارات في الملفات غير الأصلية أمرًا ضروريًا لـ الحفاظ على ملف واحد نظيف في المجلدات المشتركةدون تكديس كل شيء بالنسخ المكررة. يمكنك تحميل إصدارات جديدة، أو تنزيل إصدارات قديمة، أو حذف الإصدارات التي لم تعد تُسهم بشيء، كل ذلك من واجهة واحدة.
إذا قمت بدمج هذه الوظائف في روتينك، لن تعتمد بعد الآن على العشرات من ملفات "copy" و"rev1" و"final_final" وسيكون لديك مستودع واحد، مُنظّم جيدًا حسب النشاط والإصدار. هذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يُقلّل أيضًا من الأخطاء وسوء الفهم داخل الفريق.
يؤدي التحكم في الإصدار وسجل النشاط في Google Docs وGoogle Drive إلى تحويل مستنداتك إلى نظام حي وآمن.حيث يتم تسجيل كل تغيير ويمكنك دائمًا الرجوع إليه إذا حدث خطأ ما، دون حدوث دراما أو فقدان للمعلومات.