إذا كنت تستخدم Trello يوميًا، فستكتشف عاجلاً أم آجلاً أن تكرار نفس الإجراءات دائمًا أمر ممل للغاية. تم تصميم نظام التشغيل الآلي "باتلر"، المدمج في "تريلو"، خصيصًا لإزالة هذا العمل الميكانيكي من على عاتقك. ويتيح لك ذلك التركيز على ما يضيف قيمة حقيقية لمشاريعك.
في هذا الدليل سوف ترى، خطوة بخطوة، كيف تعمل الأتمتة في Trello مع Butler، وما هي أنواع الأوامر الموجودة، وكيف تتكامل مع التقاويم وتواريخ الاستحقاق وPower-Upsوكيفية تطبيق ذلك على حالات واقعية لإدارة المشاريع، والتسويق، وتحسين محركات البحث، أو حتى ترجمة المحتوى وتوطينه.
ما هو برنامج Trello ولماذا نستخدم Butler للأتمتة؟
ميزتها العظيمة هي أنها يمكن للجميع الاطلاع على حالة العمل بنظرة سريعةمن يفعل ماذا، وما هو معطل، وما هو منجز، وما هو التالي. لهذا السبب تحظى بشعبية كبيرة في فرق التسويق، وفرق التطوير، وفرق المبيعات، ووكالات تحسين محركات البحث، والمترجمون، والمؤسسات التعليميةولكن أيضاً لتنسيق المشاريع الشخصية أو العائلية.
لكن عندما يكبر مجلس إدارتك، تبدأ المشاكل: نقل البطاقات بين القوائم، وتحديد المسؤوليات، وتحديد المواعيد النهائية، وإخطار الأشخاص... وهنا يأتي دور بتلر. باتلر هي طبقة الأتمتة في تريلو التي تتيح لك إنشاء القواعد والأزرار والأوامر المجدولة. بحيث يتم تنفيذ هذه المهام المتكررة تلقائيًا باستخدام محفزات بسيطة للغاية مثل "إذا حدث X، فافعل Y".
بفضل بتلر يمكنك، على سبيل المثال، انقل البطاقة تلقائيًا إلى "تم" عند إكمال قائمة المهامأنشئ تنبيهات عند اقتراب الموعد النهائي، أو فعّل زرًا لإعادة ترتيب لوحة كاملة بنقرة واحدة. الهدف واضح: تقليل عدد النقرات، وتقليل الأخطاء البشرية، وزيادة التركيز على العمل الفعلي.
أنواع الأتمتة في تريلو بتلر
يقوم بتلر بتنظيم وظائفه في عدة كتل تغطي حالات الاستخدام الرئيسية. يتم تكوين كل نوع من أنواع الأتمتة باستخدام مُشغّل وإجراء واحد أو أكثر من الإجراءات المتسلسلة.وهذا ما يخبر برنامج Trello بالضبط بما يجب فعله.
فكر في بتلر على أنه نهج "إذا حدث هذا، فافعل ذلك"، ولكن بواجهة موجهة للغاية. لا تحتاج إلى معرفة كيفية البرمجةما عليك سوى اختيار الشروط والإجراءات من قائمة، وتعديل بعض المعلمات (القوائم، والمستخدمين، والتواريخ، والعلامات، وما إلى ذلك) وبذلك تكون قد انتهيت.
القواعد: قواعد تلقائية تتفاعل مع التغييرات
ال تُعتبر القواعد جوهر بتلرهذه قواعد يتم تشغيلها تلقائيًا عندما يحدث شيء ما على لوحتك: يقوم شخص ما بتحريك بطاقة، أو تغيير تاريخ، أو يتم تحديد قائمة التحقق، أو إضافة تسمية، وما إلى ذلك. وهي مثالية لأتمتة سير العمل الذي يتكرر دائمًا بنفس الطريقة.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة كهذه: "عند نقل بطاقة إلى قائمة "قيد المراجعة"، قم بتعيينها للمراجع، وأضف علامة "قيد المراجعة"، وحدد تاريخ انتهاء الصلاحية بيومين."في واجهة بتلر، يمكنك تحديد حركة البطاقة إلى تلك القائمة كمحفز، ثم إضافة الإجراءات المتسلسلة.
ومن الشائع جدًا أيضًا استخدام القواعد لـ تنظيف وترتيب اللوحة: أرشفة البطاقات المكتملة بعد مرور X يومًا، وتغيير التصنيفات وفقًا للحالة، ونقل البطاقات إلى قائمة "الأرشيف" عند الوصول إلى تاريخ معين، وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة، يتم تحديث اللوحة باستمرار دون أن يضطر أي شخص إلى تذكر القيام بهذه الصيانة.
زر البطاقة: أزرار على البطاقات لتنفيذ الإجراءات المتكررة
الكثير أزرار البطاقات هي أزرار مخصصة تظهر على ظهر كل بطاقةتُستخدم هذه العناصر لتجميع سلسلة من الإجراءات التي تريد أن تكون قادرًا على تنفيذها عند الطلب، بنقرة واحدة، فقط على تلك البطاقة المحددة.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء زر "جاهز للنشر"عند الضغط عليه، ينقل البطاقة إلى قائمة "النشر"، ويضيف علامة "موافق عليه"، ويعين الشخص المسؤول عن النشر، ويغير تاريخ انتهاء الصلاحية." بدلاً من القيام بأربع أو خمس نقرات، تقوم بنقرة واحدة فقط ويتولى Trello الباقي..
وهي مفيدة بشكل خاص في التدفقات حيث يتضمن الانتقال بين الحالات عدة إجراءات متزامنة: نقل مهمة من "مسودة" إلى "مراجعة"، وتحديدها كأولوية، وإخطار المستخدم، وما إلى ذلك. وبما أنها موجودة داخل كل بطاقة، فإنها تتكيف بشكل جيد للغاية مع اللوحات التي تحتوي على العديد من العناصر بالتوازي.
أزرار اللوحة: أزرار عامة تؤثر على اللوحة بأكملها
المستوى التالي هو أزرار اللوحة، التي تظهر في أعلى اللوحة وتعمل هذه الأدوات على عدة بطاقات أو قوائم في وقت واحد. وهي مثالية لمهام الصيانة أو للعمليات التي تشمل اللوحة بأكملها.
باستخدام زر اللوحة، يمكنك، على سبيل المثال، انقل جميع البطاقات منتهية الصلاحية إلى قائمة "عاجلة".قم بإنشاء قوائم لسباق جديد دفعة واحدة، أو أعد ترتيب البطاقات حسب تاريخ انتهاء الصلاحية، أو أنشئ بطاقات متكررة تحتاجها كل أسبوع أو كل شهر.
في بيئات العمل الجماعي، يصبح هذا النوع من الأزرار بمثابة "طقوس" مشتركة: اضغط على زر "إغلاق السباق" أو "مسح لوحة التحكم" في نهاية الأسبوع فهو يعمل على أتمتة العمليات التي كانت ستكون مرهقة وعرضة للأخطاء لولا ذلك.
التقويم: أوامر تعتمد على التاريخ والوقت
يتضمن بتلر أيضًا عمليات التشغيل الآلي المتعلقة بالوقت من خلال النوع التقويم السنوي تتيح لك هذه الوحدة جدولة الأوامر المتكررة التي يتم تشغيلها في أيام وأوقات محددة دون أن يضطر أي شخص إلى القيام بأي شيء.
باستخدام التقويم، يمكنك ضبط أشياء مثل: "كل يوم اثنين في تمام الساعة التاسعة صباحاً، قم بإعداد بطاقات للاجتماع الأسبوعي"، "في اليوم الأول من كل شهر، قم بإنشاء بطاقات للتقارير الشهرية" أو "كل يوم جمعة بعد الظهر، قم بتصنيف البطاقات من قائمة "تم" التي مضى عليها أكثر من 7 أيام".
هذا الأسلوب مثالي عندما تريد قم بمواءمة سير عملك مع التقويم التحريريخطة تسويقية، أو دورة تطوير سريعة، أو مواعيد تقارير ثابتةيتناسب التقويم الداخلي لبرنامج Trello وعرض التقويم كإضافة قوية بشكل جيد للغاية مع هذا النوع من الأتمتة.
تاريخ الاستحقاق: أتمتة العمليات المتعلقة بتواريخ الاستحقاق
هناك فئة شائعة أخرى في بتلر وهي الأوامر التي تركز على تاريخ الاستحقاق أو الموعد النهائي للبطاقاتهنا لا يتم تحديد المواعيد بناءً على يوم تقويمي ثابت، ولكن بناءً على عدد الأيام أو الساعات المتبقية حتى تاريخ الاستحقاق، أو إذا كان قد انقضى بالفعل.
على سبيل المثال: "قبل يومين من الموعد النهائي، أضف علامة "أولوية عالية" واذكر الجهة المسؤولة في تعليق."أو "عند فوات الموعد النهائي، انقل البطاقة إلى قائمة الأمور العاجلة وأرسل إشعارًا إضافيًا".
يُعد هذا النوع من الأتمتة أساسيًا لـ لا تدع المهام المهمة تُنسى على اللوحةبالنسبة للفرق التي تدير مشاريع ذات مواعيد نهائية متعددة (حملات، تطوير، ترجمة، موارد بشرية، إلخ)، يمكن أن يحدث ذلك فرقًا كبيرًا في الموثوقية والالتزام بالمواعيد النهائية.
الإضافات والخادم الشخصي: توسيع نطاق تريلو من خلال التكاملات
بالإضافة إلى عمليات الأتمتة الداخلية، يمتلك Trello ما يسمى الإضافات هي ملحقات تضيف ميزات إضافية أو تدمج خدمات خارجية. مثل Slack و Google Drive و Jira و Dropbox أو أدوات البحث عن الوثائق والمعرفة.
من الشائع دمج معززات الطاقة مع الخادم لـ بناء سير عمل أكثر ثراءًعلى سبيل المثال، يمكنك استخدام ميزة Calendar Power-Up لعرض تواريخ الاستحقاق، وفي الوقت نفسه، يمكنك استخدام قواعد Butler التي تعيد ترتيب اللوحة بناءً على تلك المواعيد النهائية أو إنشاء تذكيرات تلقائية.
في بيئات الشركات، يتم استخدام التكامل مع الحلول بشكل متزايد أدوات لإدارة المشاريع عن بعد وقواعد المعرفة. وبالتالي، يمكنك من خلال Trello الوصول إلى الوثائق الرئيسية أو الأدلة الداخلية أو قواميس المصطلحات دون مغادرة اللوحة، ويمكن لـ Butler المساعدة في نقل البطاقات أو تصنيفها وفقًا لنوع المحتوى الذي ترتبط به.
وهناك أيضًا عناصر تعزيز القوة التي تركز بشكل كبير على التحليل وإعداد التقاريرتتيح لك هذه الأدوات قياس الإنتاجية، وأوقات الدورات، أو نقاط الاختناق. وبالاقتران مع أنظمة التشغيل الآلي من بتلر، يمكنك تجاوز مجرد القياس واتخاذ إجراءات تلقائية عند اكتشاف أنماط معينة (على سبيل المثال، بقاء البطاقات في القائمة لفترة طويلة جدًا).
بالنسبة للفرق الموزعة، تعتبر عمليات التكامل مثل Slack ضرورية تقريبًا: يمكنك تلقي الإشعارات في قناة عند إنشاء البطاقات، أو تغيير القوائم، أو اقتراب التواريخ الرئيسية.مع قيام بتلر بإنشاء تلك الأحداث تلقائيًا وفقًا لقواعدك.
الأمان والخصوصية وإصدارات Trello
إحدى النقاط التي غالباً ما تمر دون ملاحظة، ولكنها بالغة الأهمية، هي إعدادات خصوصية لوحة تريلويمكن أن تكون اللوحات خاصة، مرئية فقط للفريق، أو عامة تمامًا.
إذا كنت تعمل مع تتيح لك النسخة المجانية من Trello جعل اللوحة عامة؛ يمكن لأي شخص رؤيتها، وحتى جوجل يمكنها فهرستها.في المشاريع التي تتضمن بيانات حساسة أو بيانات اعتماد أو معلومات مالية أو استراتيجيات أعمال، يشكل هذا خطراً كبيراً.
لذلك، قبل مشاركة أي شيء، من المهم راجع مستوى رؤية كل لوحة تحكم وتجنب حفظ كلمات المرور أو البيانات الشخصية الحساسة. مباشرةً على البطاقات. وأفضل طريقة هي استخدام برامج إدارة كلمات المرور أو أنظمة مخصصة لهذه المعلومات وربطها بشكل آمن عند الضرورة.
أما بالنسبة للخطط، فيقدم تطبيق Trello... نسخة مجانية كاملة إلى حد ما بالنسبة لمعظم الاستخدامات الشخصية واستخدامات الفرق الصغيرة، وخطط مدفوعة مع المزيد من اللوحات لكل فريق، والمزيد من عمليات التشغيل الآلي شهريًا، وخلفيات مخصصة، وقوالب متقدمة، وضوابط إدارية على مستوى الأعمال.
مع نمو المنتج، تم فرض قيود أكثر صرامة في النسخة المجانية (على سبيل المثال، عدد اللوحات لكل مساحة عمل)، وهو أمر منطقي لضمان استدامة وتطور الأداة، التي يتم تحديثها باستمرار.
كيفية استخدام Trello و Butler في المشاريع الحقيقية
يتكيف كل من Trello و Butler مع عدد هائل من السياقات، ولكن هناك بعض أنماط الاستخدام التي تتكرر لأنها تعمل بشكل جيد للغاية. الفكرة العامة هي تحويل سير عمل مشروعك إلى قوائم وبطاقات، مما يدعمك في تطبيقات لإدارة المهام والملاحظاتثم استخدم بتلر لجعل الانتقال بين المراحل تلقائياً قدر الإمكان.
في إدارة المشاريع التقليدية، يمكنك إنشاء لوحات لكل مشروع رئيسي، مع قوائم مثل "المتراكم"، "قيد التقدم"، "قيد المراجعة"، "مكتمل"، إلخ. تمثل البطاقات المهام، كل منها مع الشخص المسؤول عنها، وقائمة التحقق، والمرفقات، وتواريخ الاستحقاق. باتلر مسؤول عن نقل المهام، وتعيين الأشخاص، ووضع الملصقات عند استيفاء شروط معينة..
في فرق التطوير أو فرق المنتجات، يتناسب برنامج Trello بشكل جيد للغاية مع بيئات العمل المرنة (Agile): يمكنك تنظيم دورات التطوير السريعة، وقوائم مهام الميزات، والأخطاء، والمهام التقنية.يمكن للأتمتة إنشاء مجموعة البطاقات لكل دورة تطوير تلقائيًا، ونقل قصص المستخدم عند تغيير الحالة في قائمة التحقق، أو وضع علامة على المشكلات على أنها محلولة عند الانتهاء من قائمة ضمان الجودة الفرعية الخاصة بها.
يُعدّ تطبيق Trello مثاليًا لـ التقويمات التحريرية، والحملات، والتنسيق بين الكتابة والتصميم والنشريستطيع برنامج بتلر إنشاء بطاقات متكررة لأنواع المحتوى (المنشورات، والنشرات الإخبارية، ووسائل التواصل الاجتماعي)، وإعادة تنظيمها حسب التاريخ، وتغيير التصنيفات عند الموافقة على النص، أو إرسال تنبيهات عندما يكون المحتوى جاهزًا للنشر.
تستخدمه أيضًا إدارات الموارد البشرية والتأهيل الوظيفي لـ تتبع المرشحين، واستقبال الموظفين الجدد، وإدارة التدريب الداخلييمكن أن تمثل كل بطاقة شخصًا، مع قوائم مرجعية لكل مرحلة من مراحل العملية وأتمتة تعمل على تحريك البطاقة عند اكتمال الخطوات أو الوصول إلى تاريخ محدد.
مثال على تحسين محركات البحث: إدارة مشروع تحديد المواقع باستخدام تريلو
في مجال تحسين محركات البحث، يُعدّ تطبيق Trello مفيدًا بشكل خاص لـ قم بتنظيم جميع مكونات الاستراتيجية: عمليات التدقيق، والمحتوى، وبناء الروابط، والتقارير، والمجالات الداعمة.يمكن للوحة تحكم واحدة أن تُركز الرؤية الكاملة لمشروع تحديد المواقع.
تخيل أنك وكالة عبر الإنترنت وأن كل لوحة تتوافق مع عميل. يمكنك إنشاء قوائم للبيانات الأولية، والمقالات المراد نشرها، والروابط من المستوى الأول والثاني والثالث، والروابط المميزة، وطلبات الروابط، والروابط المكتسبة، والأدلة والمنتديات، وتدقيق تحسين محركات البحث، والاستراتيجية، والتقارير الشهرية، والنطاقات المهمة..
لا يستا دي بيانات المشروع الأولية يمكن أن يحتوي على بطاقات تتيح الوصول إلى بروتوكول نقل الملفات (FTP)، ولوحة تحكم إدارية، وخدمات استضافة، وتحليلات، بالإضافة إلى معلومات إدارية ومعلومات الاتصال. ومن خلاله، يمكنك الوصول إلى قوائم لتسجيل المقالات، وروابط مُخططة حسب المستويات (شبكات المدونات الخاصة، مدونات الدعم، المستوى الثالث، إلخ)، ونطاقات للشراء أو نطاقات مُعاد توجيهها بالفعل.
يستطيع الخادم هنا التعامل مع أمور مثل: انقل بطاقة "طلب الرابط" تلقائيًا إلى "الروابط المكتسبة" عند تحديد قائمة التحقق التي تتحقق من المنشور.، أضف علامات وفقًا لنوع الرابط (متابعة، عدم المتابعة، مميز)، أو أنشئ تذكيرات لمراجعة الروابط بعد بضعة أشهر.
في قسم تدقيق واستراتيجية تحسين محركات البحث، يمكن أن يكون كل قسم (التقني، المحتوى، الربط الداخلي، WPO، إلخ) بمثابة بطاقة مع قائمة التحقق الداخلية الخاصة به. عند اكتمال جميع المهام الفرعية، يمكن لباتلر نقل البطاقة إلى قائمة "مكتملة" وإخطار مدير المشروع.بالنسبة للتقارير، يمكنك الحصول على بطاقات شهرية وأتمتة التقويم لتذكيرك بإعدادها ونقلها من "قيد الإعداد" إلى "تم الإرسال".
مثال على التوطين: مشاريع الترجمة وباتلر
ومن الاستخدامات الأخرى الفعّالة جدًا لبرنامج Trello، وخاصةً في مجال الأتمتة، ما يلي: إدارة مشاريع الترجمة والتعريب متعددة اللغاتهنا، يعمل تطبيق Trello كلوحة مركزية يتم من خلالها الحفاظ على التنسيق بين المديرين والمترجمين والمراجعين والعملاء.
قد تحتوي لوحة نموذجية على قوائم كهذه: "قيد الإنجاز"، "قيد الترجمة"، "قيد المراجعة"، "التصحيحات"، "مكتمل"تمثل كل بطاقة مجموعة من المحتوى: قسم من موقع ويب، واجهة تطبيق، دليل، حملة تسويقية، إلخ.
يمكنك إضافة ما يلي داخل كل بطاقة: قوائم مرجعية لتقسيم العمل إلى مهام فرعيةالترجمة، والمراجعة اللغوية، والمراجعة الوظيفية، والتحقق من صحة العميل، والاختبار النهائي... يمكنك أيضًا تضمين روابط لذاكرات الترجمة، وقواميس المصطلحات، وأدلة الأسلوب، بالإضافة إلى مواعيد التسليم حسب اللغة أو السوق.
باستخدام برنامج بتلر، يمكن لمدير الموقع أتمتة مهام مثل: قم بتعيين المترجم المناسب عن طريق نقل البطاقة إلى قائمة "قيد الترجمة".، أضف المراجع عند نقلها إلى "قيد المراجعة"، وانقلها إلى "مكتملة" عند التحقق من جميع المهام الفرعية المتعلقة بالجودة، أو قم بتشغيل الإشعارات إذا تأخرت مهمة عن تاريخ استحقاقها.
كما أن الجمع بين ملصقات الألوان للإشارة إلى اللغة أو نوع المحتوى أو الأولوية أو الحالة الخاصة مفيد للغاية، ويمكن لـ Butler التعامل مع ذلك. أضف أو غيّر تلك التصنيفات مع تقدم العمل.وبالتالي، يمكنك بنظرة سريعة تصفية النتائج حسب الأولوية العالية، أو حسب لغة محددة، أو حسب المهام التي تنتظر المراجعة.
بالنسبة للفرق التي تعمل مع موردين متعددين، فإن دعوتهم إلى اللوحة تسمح لكل منهم برؤية البطاقات التي تؤثر عليهم فقط، بينما يقوم المدير بتنسيق العمل بأكمله. يقلل التشغيل الآلي من مخاطر الإغفال أو التكرار أو عدم المتابعة.وهي شائعة جداً في مشاريع الترجمة المعقدة.
نصائح وأفضل الممارسات لتحقيق أقصى استفادة من بتلر
إلى جانب معرفة الوظائف، هناك عدد من الممارسات الموصى بها لـ استفد إلى أقصى حد من Trello و Butler دون تحويل لوحتك إلى وحش لا يمكن السيطرة عليهيكمن السر في الحفاظ على التوازن بين أتمتة القدر الكافي فقط وعدم تعقيد الإعداد بشكل مفرط.
الخطوة الأولى هي تحديد وتوحيد معاييرك تدفق العمل قبل أن تُرهق نفسك بإنشاء القواعد، فكّر في هذا: إذا اتبع كل مشروع عملية مختلفة، فسيكون من الصعب الحفاظ على الأتمتة. ولكن إذا حددت بوضوح المراحل التي تتكرر دائمًا، يمكنك إنشاء قوالب وقواعد قابلة لإعادة الاستخدام في لوحة بتلر.
فكرة جيدة أخرى هي ابدأ ببعض عمليات التشغيل الآلي الواضحة للغاية (على سبيل المثال، نقل البطاقات بين القوائم وتحديد المسؤوليات) ثم إضافة القواعد الأكثر تعقيدًا. بهذه الطريقة تتجنب المواقف التي تتعارض فيها عدة قواعد مع بعضها البعض، أو عندما تقوم اللوحة بأمور غريبة لا يفهمها أحد.
يجدر أيضاً الاستفادة الكاملة من العلامات مع نظام ترميز لوني مناسب (حسب الأولوية، نوع المهمة، اللغة، العميل، إلخ). يستطيع برنامج بتلر إضافة أو إزالة التصنيفات تلقائيًا، ولكن من المهم أن يكون معناها واضحًا لجميع أعضاء الفريق.
وأخيرًا، لا تنسَ الجزء المتعلق بـ التحليل والتحسين المستمرإن مراجعة نشاط اللوحة بانتظام، وتحديد مكان تعطل البطاقات، وتعديل القواعد أو القوائم وفقًا لذلك، سيجعل نظام Trello الخاص بك، بمرور الوقت، أكثر سلاسة وسرعة وسهولة في الاستخدام للجميع.
النظام البيئي الكامل لـ Trello تتيح لك اللوحات والقوائم والبطاقات ووحدات الطاقة، وخاصةً برنامج Butler، إعداد كل شيء بدءًا من تدفقات المهام الشخصية البسيطة وصولًا إلى الأنظمة المعقدة للفرق الموزعة التي تتعامل مع مشاريع تحسين محركات البحث والتسويق والتطوير أو التوطين بلغات متعددة؛ إذا تم التخطيط لها جيدًا، فإنها تصبح نوعًا من "مركز التحكم المرئيحيث تُترجم كل نقرة يدوية يتم التخلص منها بواسطة الأتمتة إلى الوقت الموفرأخطاء أقل وطريقة عمل أكثر تنظيماً واستدامة.
